Những chứng từ bắt buộc khi gửi hàng đi Châu Phi (mới nhất)

Tuyến vận tải đường biển đi châu Phi ngày càng thu hút nhiều doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nhờ nhu cầu nhập khẩu lớn đối với các mặt hàng nông sản (gạo, tiêu, điều, cà phê), vật liệu xây dựng, phân bón và hàng tiêu dùng. Tuy nhiên, châu Phi cũng là một trong những thị trường có hàng rào thủ tục hành chính và rủi ro chứng từ phức tạp nhất thế giới.

Rất nhiều chủ hàng (Shipper) và đơn vị Forwarder nghề gặp sự cố: tàu đến cảng nhưng không thể dỡ hàng, bị phạt tiền lên tới hàng nghìn USD mỗi container, thậm chí bị phong tỏa hàng hóa chỉ vì thiếu hoặc sai sót các chứng thư theo dõi luồng hàng (Cargo Tracking Notes).

Bài viết này từ TTL Cargo Max sẽ phân loại chi tiết trọn bộ chứng từ bắt buộc và cung cấp bảng tra cứu quy định theo từng quốc gia để doanh nghiệp thông quan thuận lợi nhất.

Tổng quan thị trường châu Phi: Vì sao có rủi ro về chứng từ?

Khác với các tuyến thương mại thông thường sang Mỹ hay EU (nơi chứng từ tập trung vào kiểm soát an ninh AMS/ISF hay tiêu chuẩn kỹ thuật), các quốc gia tại châu Phi – đặc biệt là khối Tây Phi và Trung Phi – áp dụng hệ thống Cargo Tracking Note (CTN) với hai mục đích chính:

1. Kiểm soát giá trị tính thuế & chống gian lận thương mại: Hải quan nước sở tại muốn nắm rõ giá trị hàng hóa và cước biển thực tế trước khi hàng cập bến.
2. Nguồn thu ngân sách của Hội đồng người gửi hàng quốc gia (Shippers’ Council): Các chứng thư này do cơ quan được ủy quyền cấp và có thu phí.

⚠️ Lưu ý quan trọng:

Hầu hết các loại chứng thư theo dõi hàng hóa (BESC/ECTN/CNCA…) bắt buộc phải được khởi tạo và xác nhận (Validate) trước khi tàu cập cảng đích, thậm chí một số quốc gia yêu cầu số chứng thư phải được cấp và thể hiện trực tiếp trên Vận đơn đường biển (B/L) lẫn Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) trước khi tàu rời cảng bốc (POL). Nếu để hàng đến cảng mới xin cấp, chi phí phạt thường gấp 1.5 đến 2 lần phí gốc, kèm theo phí lưu bãi/lưu container (Demurrage & Detention – D&D) phát sinh rất lớn.

Danh sách chứng từ phải chuẩn bị theo từng quốc gia tại châu Phi

Quốc gia	Tên chứng từ	Giải thích
Angola	CNCA  / CE (Certificado de Embarque)	Thuế CNCA/CE người gửi hàng phải nộp cho Đại lý khai CNCA tại cảng xếp hàng (POL) khi thu thập chứng từ
Benin	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Burkina Faso	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	ETCN phải được thể hiện trên BL và Manifest. Bản sao của ECTN kèm theo tài liệu sau: – Hóa đơn cước – Hóa đơn thương mại – Giấy phép khai thác cho phương tiện vận tải
Cameroun	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền – Không bắt buộc đối với BL và Manifest
Congo (Brazzaville / Pointe Noire)	COTECNA (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người nhận hàng (consignee) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền – Không bắt buộc đối với BL và Manifest
Congo (Brazzaville / Pointe Noire)	TI (Import Certificate) (Importation Certificate)	– Người chuẩn bị chứng từ: người nhận hàng (consignee) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không bị phạt tiền – Không bắt buộc đối với BL và Manifest
Congo (Brazzaville / Pointe Noire)	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền hãng tàu
DRC	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
DRC	PSI or BIVAC (Pre-shipment cargo inspection)	Yêu cầu bắt buộc đối với lô hàng có trị giá FOB cao hơn hoặc bằng 2500 USD
Gabon	ECTN / BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Ghana	IDF or DPI (Import Declaration Form)	Nhà nhập khẩu phải cung cấp IDF tại địa phương và điện tử cho Hải quan trước khi hàng đến
Ghana	CTN/ BSC (Cargo Tracking Note)	Bắt buộc đối với BL và Manifest
Guinea	PSI BIVAC or FDI (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Guinea Bissau	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	CTN phải được điền chậm nhất 5 ngày sau khi tàu khởi hành và gửi qua e-mail đến đại lý CNCG ANTASER : ctnbissau@antser.com
Ivory Coast	RFCV of WFCI (Documentary control at destination)	– Người chuẩn bị chứng từ: người nhận hàng (consignee) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Ivory Coast	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Ivory Coast	PSI (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Ivory Coast	VoC (Verification of Conformity)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Kenya	IDF (Import Declaration Form)	– Người chuẩn bị chứng từ: người nhận hàng (consignee) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Liberia	PSI or IDP (Pre-shipment cargo inspection Import Declaration Form)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Madagascar	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng
Mali	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng
Mali	TRIE (Transport Routier Inter Etat)	TRIE là bắt buộc trong thủ tục hải quan đối với tất cả hàng hóa vận chuyển
Mali	PSI (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Mauritania	PSI (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Mozambique	PSI or PAF (Pre-shipment cargo inspection or Pre-Advice Form)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng
Niger	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Nigeria	Form M (Form M)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng – Mẫu M có sẵn từ ngân hàng thương mại, ngân hàng nhà nước
Nigeria	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng
République Centrafricaine	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
République Centrafricaine	PSI (Pre-shipment cargo inspection)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Senegal	IDF (Import Declaration Form)	– Người chuẩn bị chứng từ: người nhận hàng (consignee) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Senegal	CTN or BSC (Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: không được giải phóng hàng
Tchad	ECTN / BESC (Electronic Cargo tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Togo	ECTN or BESC (Electronic Cargo Tracking Note)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Uganda	PSI or PVoC (Pre-shipment cargo inspection Pre-Export verification of Conformity)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền
Zimbabwe	PSI / CBCA (Pre-Shipment cargo Inspection Consignment Based Conformity Assessment)	– Người chuẩn bị chứng từ: người gửi hàng (shipper) – Hình thức xử lý nếu thiếu chứng từ: phạt tiền

TTL Cargo Max có thế mạnh vận tải biển từ Việt Nam sang Châu Phi

Chia sẻ kinh nghiệm chuẩn bị chứng từ đi châu Phi

1. Chuẩn bị hồ sơ BESC/ECTN ngay khi có B/L nháp (Draft B/L): Đừng đợi đến khi có vận đơn gốc phát hành chính thức mới bắt đầu nộp hồ sơ xin cấp Tracking Note. Hãy gửi bản nháp cùng Invoice và Packing List cho đại lý làm BESC để lấy mã số (Draft BESC number), sau đó yêu cầu hãng tàu chèn ngay mã số này vào B/L chính thức.
2. Đối chiếu số liệu tuyệt đối chuẩn xác giữa Invoice – B/L – Tracking Note: Bất kỳ sự chênh lệch nào về số kiện, trọng lượng gross weight hoặc mô tả mã HS code giữa B/L và chứng thư BESC đều có thể khiến cơ quan cảng đến từ chối chứng thư và áp mức phạt chỉnh sửa (Amendment fee) rất cao.
3. Cảnh giác với rủi ro lừa đảo và trung gian cấp BESC giả mạo: Thị trường hiện có nhiều website mạo danh cơ quan phát hành chứng thư theo dõi hàng hóa châu Phi. Doanh nghiệp cần làm việc qua các Forwarder có pháp nhân uy tín và am hiểu chuyên tuyến châu Phi để đảm bảo chứng thư được Validate trực tiếp trên cổng thông tin hải quan nước đến.
4. Lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp: Do quy trình cấp CTN/BESC/CNCA hầu hết nằm tại nước xuất khẩu (nơi chuẩn bị chứng từ hàng hóa), người bán tại Việt Nam nên chủ động thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng ngoại thương: Chi phí cấp BESC/ECTN do bên nào chịu? Điều này giúp tránh tranh chấp phát sinh sau khi tàu đã rời cảng.

Dịch vụ vận tải chuyên tuyến

Với mạng lưới đại lý vận tải phủ khắp các cụm cảng lớn tại Tây Phi, Đông Phi, Nam Phi và Bắc Phi (Dakar, Abidjan, Lagos, Luanda, Tema, Mombasa, Dar Es Salaam, Durban…), TTL Cargo Max cam kết mang đến giải pháp logistics trọn gói và an toàn:

• Vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) với giá cước cạnh tranh và lịch tàu ổn định.
• Tư vấn và hỗ trợ trọn gói dịch vụ xin cấp BESC, ECTN, CNCA, FERI, BIETC, SONCAP… chính xác, nhanh chóng.
• Hỗ trợ giải quyết thủ tục thông quan hải quan xuất khẩu tại các cảng Hải Phòng, Cát Lái, Cái Mép.

Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết về thủ tục và cước vận chuyển hàng đi châu Phi, vui lòng liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của TTL Cargo Max để được hỗ trợ tối ưu nhất.