Cách xác định khối lượng trong vận tải hàng không chính xác nhất

Trong vận tải hàng không quốc tế (Air Cargo), chi phí vận chuyển không đơn thuần chỉ phụ thuộc vào việc đặt kiện hàng lên bàn cân. Rất nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu lần đầu gửi hàng air ngỡ ngàng khi nhận hóa đơn cước vận tải cao hơn dự kiến do có sự chênh lệch lớn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng tính cước.

Khoang máy bay là một không gian đặc thù bị giới hạn nghiêm ngặt bởi cả sức chở tối đa (Payload) lẫn dung tích khoang chứa (Cargo Capacity). Do đó, Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) đã đưa ra bộ quy tắc chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính công bằng giữa hãng bay và người gửi hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ công thức, quy tắc làm tròn và kinh nghiệm đóng gói thực chiến để tối ưu chi phí vận chuyển hàng air.

Phân loại khối lượng trong vận tải hàng không quốc tế

Như chúng ta đều biết, thương mại quốc tế có lịch sử phát triển rất lâu đời. Vận tải hàng không mặc dù là phương thức mới, nhưng vẫn tuân theo những tập quán để tối ưu lợi ích của các bên trong quá trình giao nhận. Trong đó, việc xác định khối lượng (trọng lượng) có những quy tắc riêng. Dưới đây là 3 khái niệm về khối lượng thường gặp trong vận tải hàng không.

1. Khối lượng thô (Gross weight)

• Định nghĩa: Là tổng khối lượng vật lý thực tế của toàn bộ lô hàng, bao gồm khối lượng hàng hóa, bao bì, thùng carton, vật liệu chèn lót và pallet (nếu có).
• Cách xác định: Sử dụng cân tiêu chuẩn tại kho hàng hoặc trạm cân hàng hóa của nhà ga sân bay (như NCTS, ALSC, ASc ở Nội Bài hoặc TCS, SCSC ở Tân Sơn Nhất).
• Đơn vị tính: Kilogram (kg).

2. Khối lượng thể tích (Volumetric weight)

• Định nghĩa: Là trọng lượng quy đổi từ thể tích chiếm chỗ của kiện hàng trong khoang máy bay thành khối lượng tương đương. Khái niệm này áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng cồng kềnh, nhẹ nhưng chiếm nhiều diện tích khoang (ví dụ: bông sợi, đồ nhựa gia dụng, mây tre đan, linh kiện rỗng ruột).
• Cơ sở xác định: Tính toán dựa trên kích thước ba chiều (Dài x Rộng x Cao) của kiện hàng.

Công thức tính Volumetric weight như sau:

3. Khối lượng thu phí (Chargeable weight)

Khối lượng thu phí (Chargeable weight) là khối lượng cuối cùng được dùng để tính giá cước vận chuyển. Chargeable weight sẽ được xác định dựa trên việc so sánh giữa Gross weight và Volumetric weight, số nào lớn hơn sẽ được dùng để tính phí.

Nếu như bạn có nhiều kinh nghiệm trong giao nhận hàng hóa, việc xác định Chargeable weight là khá dẽ dàng dựa vào loại hàng hóa có khối lượng riêng cao hay thấp. Tuy nhiên, để để cho chính xác thì vẫn cần tính toán theo công thức để tránh nhầm lẫn.

Có 3 bước tính khối lượng thu phí trong vận tải hàng không

Để tính được khối lượng thu phí, cần thực hiện theo 3 bước sau đây:

– Xác định gross weight của hàng hóa

– Xác định volume weight

– So sánh gross weight và volume weight, số nào lớn hơn thì dùng để tính chi phí vận chuyển

Hãy lấy ví dụ sau để dễ hình dung hơn. Lô hàng có 2 kiện: kiện A có khối lượng 30kgs và thể tích 90 x 50 x 70cm; kiện B có khối lượng 60kgs và thể tích 50 x 50 x 120cm. Bảng tính dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cách tính chargeable weight:

	G.W (Kg)	Thể tích	Volume weight (Kg)
Kiện A	30	90 x 50 x 70cm	–
Kiện B	60	50 x 50 x 120cm	–
Tổng A+B	90	Tổng=615,000 cm3	102.50
Chargeable weight là 102.50Kgs

Kinh nghiệm đóng gói hàng hóa giúp tiết kiệm chi phí vận tải

Từ kinh nghiệm hiện trường cho thấy, việc sai lệch vài centimet kích thước bên ngoài có thể làm chi phí đội lên hàng trăm USD. Dưới đây là các giải pháp tối ưu chi phí:

1. Đo đạc luôn tính điểm nhô ra lớn nhất và chiều cao cả chân Pallet:

Khi đo kích thước kiện hàng, nhân viên nhà ga sân bay sẽ dùng thước laser hoặc thước dây đo ở điểm phình to nhất của kiện hàng. Nếu pallet gỗ bị lồi ra hoặc thùng carton bị phồng ở giữa, số đo đó sẽ bị tính cho toàn bộ kiện.

2. Tối ưu hóa thể tích thùng carton (Dung sai bao bì):

Tránh dùng thùng quá khổ so với sản phẩm bên trong. Đối với hàng may mặc, chăn màn hoặc vật liệu mềm, nên sử dụng phương pháp hút chân không (vacuum packing) trước khi đóng thùng để giảm thiểu tối đa kích thước.

3. Lựa chọn loại pallet tiêu chuẩn hàng không:

Ưu tiên sử dụng pallet nhựa hoặc pallet giấy nhẹ, có kích thước ăn khớp hoàn toàn với diện tích xếp thùng để không tạo ra các khoảng trống thừa thãi bị tính thể tích lãng phí.

4. Tận dụng các nấc cước Air (Break-point):

Cước hàng air thường được chia theo các mốc: +45 kg, +100 kg, +300 kg, +500 kg, +1000 kg. Đôi khi, việc làm tròn hoặc thêm một lượng nhỏ hàng hóa để chạm mốc cước cao hơn lại giúp bạn hưởng đơn giá (unit rate) rẻ hơn đáng kể.