Nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản: thủ tục và chi phí logistics

Nhật Bản hiện là đối tác thương mại hàng đầu của Việt Nam. Kim ngạch xuất nhập khẩu giữa hai quốc gia liên tục tăng trưởng mạnh mẽ qua các năm. Hàng hóa từ đất nước mặt trời mọc cực kỳ được ưa chuộng tại thị trường Việt Nam nhờ vào các ưu điểm vượt trội về mặt chất lượng, công nghệ tiên tiến, độ bền cao và tính an toàn tuyệt đối.

Các nhóm hàng hóa chủ lực được nhập khẩu từ Nhật Bản vào Việt Nam rất đa dạng, tập trung chủ yếu vào các sản phẩm công nghệ cao, máy móc thiết bị phục vụ công nghiệp, linh kiện và thiết bị điện tử, ô tô cùng linh kiện phụ tùng ô tô, nguyên vật liệu, hóa chất, cùng với các mặt hàng tiêu dùng cao cấp phục vụ đời sống. Tuy nhiên, quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu từ một thị trường khó tính và đòi hỏi khắt khe như Nhật Bản yêu cầu các doanh nghiệp Việt Nam phải nắm vững hệ thống thủ tục, chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý chặt chẽ và hạch toán chính xác các cấu phần chi phí logistics đường biển và hàng không để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.

Thủ tục và quy định pháp lý khi nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản

a. Phân loại và Kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa

Hiểu rõ và phân loại chính xác chính sách mặt hàng là khâu quan trọng đầu tiên và mang tính quyết định trong hoạt động nhập khẩu. Việc phân loại sai lệch hoặc bỏ qua các thủ tục bắt buộc có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại tại cửa khẩu, phát sinh chi phí lưu kho bãi lớn, thậm chí bị xử phạt hành chính nặng từ cơ quan Hải quan.

• Nhóm hàng thông thường: Phần lớn các sản phẩm tiêu dùng thông thường hoặc các loại nguyên liệu thô phục vụ sản xuất khi nhập khẩu sẽ không có chính sách gì đặc biệt hay yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông quan như bình thường.
• Nhóm hàng kiểm tra chuyên ngành: Một số mặt hàng đặc thù bắt buộc phải thực hiện các thủ tục kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan, bao gồm:
• Kiểm tra chất lượng và tiêu chuẩn: Áp dụng cho những hàng hóa thuộc nhóm có khả năng gây mất an toàn (như thiết bị điện, điện tử, linh kiện ô tô…). Doanh nghiệp phải đảm bảo hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy chuẩn quốc gia của Việt Nam.
• Kiểm dịch hàng hóa: Nhà nhập khẩu có trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt quy định về kiểm dịch thực vật và kiểm dịch động vật của Việt Nam đối với các mặt hàng nông sản, lâm sản, thủy sản hoặc thực phẩm có nguồn gốc từ tự nhiên.

b. Danh mục hồ sơ khai báo hải quan nhập khẩu

Khi hàng hóa vận chuyển về tới các cửa khẩu quốc tế tại Việt Nam (cảng biển hoặc sân bay quốc tế), đơn vị chủ hàng hoặc đại lý hải quan được ủy quyền phải khẩn trương chuẩn bị một bộ hồ sơ thông quan hoàn chỉnh. Bộ chứng từ này bao gồm các giấy tờ cốt lõi sau:

STT	Tên Chứng Từ / Hồ Sơ	Mô Tả & Nội Dung Chi Tiết
1	Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)	Ghi rõ giá trị hàng hóa, điều kiện mua bán (Incoterms), phương thức thanh toán để làm căn cứ tính thuế nhập khẩu và VAT.
2	Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)	Mô tả chi tiết về quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight) của lô hàng.
3	Vận đơn vận chuyển (Bill of Lading / Airway Bill)	Chứng từ xác nhận quyền sở hữu và vận chuyển hàng hóa do hãng tàu biển hoặc hãng hàng không cấp.
4	Tờ khai hải quan nhập khẩu (Customs Declaration)	Đã truyền hệ thống thông quan điện tử và có kết quả phân luồng chính thức (Luồng Xanh, Luồng Vàng hoặc Luồng Đỏ).
5	Các chứng từ bổ sung khác (Nếu có yêu cầu)	Giấy chứng nhận chất lượng (CQ), Công bố hợp chuẩn hợp quy, kết quả kiểm tra chất lượng của cơ quan chuyên ngành, Công bố sản phẩm mỹ phẩm/thực phẩm…

*(Lưu ý từ TTL Cargo Max: Tùy thuộc vào kết quả phân luồng tờ khai Hải quan, mức độ kiểm tra thực tế chứng từ và hàng hóa sẽ khác nhau nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa nhập khẩu)*

Chính sách thuế quan đối với hàng nhập Nhật Bản

Khi nhập khẩu hàng hóa thương mại từ Nhật Bản vào Việt Nam, doanh nghiệp cần hạch toán và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với ngân sách nhà nước. Hai loại thuế phổ biến và quan trọng nhất cần phải quan tâm đặc biệt bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thông thường áp dụng mức thuế suất 10% đối với hầu hết các mặt hàng thương mại mua bán trên thị trường. Tuy nhiên, một số nhóm mặt hàng đặc thù khuyến khích đầu tư hoặc thiết yếu sẽ được áp dụng mức thuế VAT ưu đãi là 5%.
• Thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt: Đây là điểm mấu chốt để doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm Nhật tại Việt Nam. Nhật Bản và Việt Nam cùng tham gia nhiều hiệp định thương mại song phương và đa phương. Để được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (trong rất nhiều trường hợp thuế suất giảm về mức 0%), doanh nghiệp chủ hàng bắt buộc phải xuất trình được một trong hai chứng từ xuất xứ hợp lệ sau:
• C/O Form VJ (Hiệp định Đối tác kinh tế Việt Nam – Nhật Bản – VJEPA): Áp dụng ưu đãi thuế quan song phương trực tiếp.
• C/O Form AJ (Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản – AJCEP): Áp dụng ưu đãi thuế quan trong khuôn khổ đa phương giữa khối ASEAN và Nhật Bản.

Chủ hàng có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với nhà xuất khẩu tại Nhật Bản để chuẩn bị đúng mẫu và đúng thời hạn quy định các loại C/O này. Việc tra cứu chi tiết và chính xác mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi cho từng mã HS cụ thể có thể được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ: https://www.customs.gov.vn/.

Phương thức vận chuyển và chi phí logistics

1. Chi tiết Phí vận tải quốc tế (Quốc tế Freight)

Khoảng cách địa lý giữa Nhật Bản và Việt Nam khá thuận lợi cho cả hai phương thức vận tải chủ lực là đường biển và đường hàng không. Việc lựa chọn phương thức phụ thuộc vào các yếu tố: tiến độ thời gian, ngân sách chi phí, đặc tính vật lý và khối lượng của hàng hóa.

Tiêu Chí So Sánh	Vận Tải Đường Hàng Không (Air Freight)	Vận Tải Đường Biển (Sea Freight)
Thời gian vận chuyển (Transit Time)	– Dịch vụ bay thẳng: Giao nhận trong ngày. – Dịch vụ bay chuyển tải: Từ 2 đến 3 ngày làm việc.	– Các tuyến từ cảng chính Nhật Bản về Việt Nam dao động từ 7 đến 15 ngày tùy hãng tàu và lịch trình chạy thẳng hay transit.
Căn cứ tính cước phí (Chargeable Weight)	Tính trên đơn giá nhân với khối lượng lớn hơn giữa: – Khối lượng thực tế (Actual Weight). – Khối lượng thể tích (Volumetric Weight) quy đổi theo công thức chuẩn IATA.	Tính dựa trên: – Loại hàng hóa cần vận chuyển. – Loại container lựa chọn (FCL/LCL). – Lịch trình chuyến tàu (Direct/Transit).
Đối tượng hàng hóa phù hợp nhất	– Hàng giá trị cao, linh kiện công nghệ, dược phẩm cần bảo quản ngặt nghèo. – Các đơn hàng có tính chất khẩn cấp, khối lượng nhẹ.	– Phù hợp cho hàng hóa khối lượng và thể tích cực kỳ lớn, hàng cồng kềnh. – Chi phí tối ưu nhất cho kế hoạch nhập hàng định kỳ.

1.1. Chi tiết đối với Vận tải đường hàng không

Đơn giá vận chuyển đường hàng không từ Nhật Bản về Việt Nam được chia theo các mức khối lượng (Weight Break) tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp gửi hàng càng nhiều thì đơn giá càng ưu đãi. Các khoảng khối lượng phổ biến bao gồm: -45kg, +45kg, +100kg, +250kg, +300kg, +500kg…

Công thức quy đổi thể tích sang khối lượng của Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế (IATA) được áp dụng đồng bộ để xác định khối lượng thể tích, tính bằng công thức: [Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm)] / 6000 (hoặc 5000 tùy quy định cụ thể của từng hãng bay). Khối lượng dùng để tính cước sẽ là giá trị lớn nhất khi so sánh giữa Khối lượng thực tế và Khối lượng thể tích.

1.2. Chi tiết đối với Vận tải đường biển

Tuyến đường biển kết nối trực tiếp các cảng biển lớn (Main Ports) của Nhật Bản bao gồm Tokyo, Osaka, Kobe, Yokohama và Nagoya về các cảng biển đầu mối tiếp nhận tại Việt Nam như cảng Hải Phòng, cảng Cát Lái (TP.HCM), cảng Đà Nẵng và cảng Quy Nhơn.

Khi vận chuyển đường biển, chủ hàng cần lựa chọn loại container phù hợp với tính chất của hàng hóa bao gồm: container thường (Dry Container), container lạnh (Reefer Container) bảo quản thực phẩm/mỹ phẩm, container flat rack (cho hàng quá khổ quá tải), container open top (mở mái cho hàng máy móc cồng kềnh) và cân nhắc lựa chọn giữa phương thức gửi nguyên container (FCL – Full Container Load) hoặc ghép container lẻ (LCL – Less than Container Load).

2. Các khoản chi phí Logistics và phụ phí nội địa (Local Charges)

Ngoài cước vận chuyển quốc tế chính, tổng chi phí logistics của một lô hàng nhập khẩu từ Nhật Bản còn bao gồm nhiều khoản phụ phí và phí dịch vụ tại đầu xuất xứ cũng như đầu nhập khẩu. Các khoản chi phí cấu thành bao gồm:

• Phí nâng hạ container tại cảng biển (Lift on/Lift off – LoLo): Chi phí cảng bãi thu để thực hiện xếp, dỡ container lên hoặc xuống phương tiện vận tải.
• Phí vận tải đường bộ nội địa (Trucking): Chi phí thuê xe tải hoặc xe container kéo hàng từ cửa khẩu (sân bay/cảng biển) về kho riêng của doanh nghiệp.
• Phí bảo hiểm hàng hóa quốc tế (Marine Insurance): Khoản phí mua để bảo vệ hàng hóa, phòng ngừa các tổn thất, hư hỏng trong quá trình vận chuyển quốc tế hoặc lưu kho bãi trung chuyển.
• Phí thông quan và giao nhận hải quan: Phí thuê các đại lý khai thuê hải quan chuẩn bị hồ sơ, thực hiện khai báo trên phần mềm ECUS5/VNACCS và tiến hành các thủ tục thông quan tại chi cục.
• Phí khai thác địa phương (Local Charges): Các phụ phí do hãng tàu hoặc hãng hàng không thu để phục vụ hoạt động khai thác tại cảng biển, ga hàng hóa sân bay (như phí THC, phí chứng từ, phí THC sân bay, DO…).

Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Để có báo giá chi phí logistics trọn gói chính xác cho từng lô hàng cụ thể từ Nhật Bản về Việt Nam, quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận kinh doanh của TTL Cargo Max để nhận tư vấn chuyên sâu miễn phí