CO form AJ xuất khẩu đi Nhật Bản: quy trình và hồ sơ xin cấp

Trong bối cảnh Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP) đang đi vào giai đoạn thực thi sâu rộng, chứng nhận xuất xứ C/O Form AJ đóng vai trò là chiếc ‘chìa khóa vàng’ giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh vượt trội cho hàng hóa Việt Nam tại thị trường Nhật Bản. Tuy nhiên, thực tế tư vấn chứng từ của tôi cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành theo các kiến thức cũ, áp dụng quy trình thủ công lỗi thời hoặc mắc phải các lỗi kê khai ngớ ngẩn dẫn đến việc bị bác C/O, gây tổn thất nghiêm trọng về chi phí lưu kho bãi và thời gian giao nhận hàng hóa.

Câu hỏi được đặt ra nhiều gần đây là làm thế nào để có được C/O form AJ, quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Bài viết dưới đây của TTL Cargo Max sẽ giúp quý khách hàng có cái nhìn toàn diện hơn về mẫu giấy chứng nhận xuất xứ này.

Những nội dung được thể hiện trên CO form AJ

Như đã đề cập ở trên, CO form AJ là mẫu giấy chứng nhận xuất xứ được sử dụng nhiều trong thương mại giữa Việt Nam và các đối tác Nhật Bản. Để hiểu rõ hơn về mẫu CO này, chúng ta cần biết nội dung được thể hiện trên CO form AJ gồm những gì:

Ô Số (Box No.)	Nội Dung Kê Khai Tiêu Chuẩn	Lưu Ý Thực Chiến Từ Chuyên Gia (Tránh Bị Bác)
Box 1 Exporter	Tên giao dịch, địa chỉ đầy đủ của người xuất khẩu Việt Nam.	Phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên Invoice, Packing List, Vận đơn (B/L) và Tờ khai xuất khẩu. Chỉ một ký tự viết tắt khác biệt cũng có thể bị Hải quan đối tác nghi ngờ.
Box 2 Importer	Tên giao dịch, địa chỉ đầy đủ của người nhập khẩu Nhật Bản.	Trường hợp mua bán qua bên thứ ba (Third Party), Ô này khai người nhập khẩu thực tế tại Nhật Bản. Địa chỉ người mua Nhật Bản cực kỳ quan trọng, hãy kiểm tra kỹ mã bưu điện (Zip Code).
Box 3 Transport details	Phương thức vận tải, phương tiện chuyên chở, số chuyến (nếu có), cảng xếp hàng (Việt Nam) và cảng dỡ hàng (Nhật Bản).	Ví dụ: ‘BY SEA: WAN HAI 327 N123 FROM CAT LAI PORT, VIETNAM TO TOKYO PORT, JAPAN’. Ngày khởi hành dự kiến (on or about…) nên được ghi rõ. Tránh ghi nhầm cảng trung chuyển là cảng dỡ hàng hàng đầu.
Box 4 For Official Use	Dành cho cơ quan hải quan nước nhập khẩu đóng dấu và ghi chép.	Doanh nghiệp tuyệt đối không được ghi bất kỳ thông tin nào vào ô này.
Box 5 Item number	Số thứ tự cho từng dòng hàng hóa xuất khẩu (tối đa thường là 20 dòng trên 1 trang).	Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng, phải đánh số thứ tự liên tục 1, 2, 3… trùng khớp với thứ tự trên Invoice.
Box 6 Marks & numbers	Ký mã hiệu và số hiệu ghi trên bao bì, kiện hàng.	Nếu không có ký mã hiệu thì ghi ‘NO MARKS’. Không được để trống ô này. Nếu có nhãn dán đặc biệt trên kiện hàng, hãy khai chi tiết vào đây.
Box 7 Description of goods	Mô tả chi tiết hàng hóa, quy cách đóng gói, loại bao bì, số lượng kiện hàng và mã HS (6 số).	Mô tả phải rõ ràng bản chất hàng hóa, tránh dùng thuật ngữ quá chung chung. Ví dụ: thay vì ghi ‘COFFEE’, hãy ghi ‘VIETNAMESE ROASTED COFFEE BEANS (Mã HS: 0901.21)’. Quy cách đóng gói cần ghi rõ số lượng carton hoặc pallet.
Box 8 Origin criterion	Tiêu chí xuất xứ áp dụng cho hàng hóa (WO, PE, CTC – CC/CTH/CTSH, RVC, hoặc CR).	Khai báo tiêu chí xuất xứ chính xác là khâu cốt lõi. Ví dụ: – WO: Xuất xứ thuần túy – CTH: Chuyển đổi mã số thuế cấp 4 số – RVC 40%: Hàm lượng giá trị khu vực đạt từ 40% trở lên.
Box 9 Gross weight & FOB	Khối lượng cả bì (Gross Weight) hoặc số lượng khác, trị giá FOB (chỉ bắt buộc khi dùng RVC).	Cực kỳ lưu ý: – Trọng lượng phải khớp 100% với Bill và Packing List. – Chỉ khai trị giá FOB nếu ở Ô số 8 bạn khai tiêu chí RVC. Nếu Ô số 8 khai WO hoặc CTH/CTC, hãy để trống Ô số 9 về phần trị giá FOB để bảo mật giá bán.
Box 10 Invoice details	Số và ngày phát hành của Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).	Ngày Invoice phải bằng hoặc trước ngày tàu chạy. Hãy đối chiếu chính xác từng con số, tránh nhầm lẫn giữa ngày phát hành Invoice và ngày hợp đồng.
Box 11 Declaration by exporter	Khai báo của người xuất khẩu: ghi rõ tên nước xuất khẩu (VIETNAM) và nhập khẩu (JAPAN), địa điểm, ngày tháng năm xin cấp, chữ ký và con dấu doanh nghiệp.	Hiện nay, khi khai báo trực tuyến trên Ecosys, thông tin này được hệ thống tự động điền dựa trên hồ sơ của bạn. Doanh nghiệp ký số CA để xác thực.
Box 12 Certification	Chữ ký của cán bộ duyệt và con dấu của Tổ chức cấp C/O của Bộ Công Thương Việt Nam.	Cán bộ kiểm tra sẽ kiểm tra tính hợp pháp của toàn bộ hồ sơ trước khi đóng dấu và ký chữ ký số điện tử hoặc chữ ký sống.
Box 13 Other options	Các ô tích chọn đặc biệt: Third Party Invoice (Hóa đơn bên thứ ba), Back-to-Back C/O (C/O giáp lưng), Retroactively (C/O cấp sau).	Lưu ý thực chiến: – Tích chọn ‘Retroactively’ nếu C/O được cấp sau quá 3 ngày kể từ ngày tàu chạy. – Tích chọn ‘Third Party Invoice’ nếu có hóa đơn thương mại được phát hành bởi bên thứ ba không nằm trong khu vực ASEAN-Nhật Bản (Ví dụ: Công ty trung gian ở Singapore).

Quy định xin cấp C/O form AJ đi Nhật Bản

1. Quy trình xin cấp C/O form AJ như nào

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp C/O form AJ

Hiện nay, Phòng quản lý Xuất nhập khẩu (thuộc Bộ Công Thương) là cơ quan kiểm soát và cấp giấy chứng nhận xuất xứ CO form AJ. Để xin cấp CO, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ như sau:

Tên Chứng Từ (Document)	Cách Thức Chuẩn Bị Thực Chiến	Trạng Thái Kiểm Soát
1. Đơn đề nghị cấp C/O	Được kết xuất trực tiếp từ hệ thống Ecosys sau khi hoàn thành khai báo trực tuyến. Ký số điện tử bằng Token CA.	Yêu cầu bắt buộc
2. Tờ khai hải quan xuất khẩu	Bản quét (scan) từ hệ thống thông quan của Tổng cục Hải quan, phải có xác nhận thông quan chính thức của chi cục hải quan cửa khẩu.	Yêu cầu bắt buộc
3. Hóa đơn thương mại (Invoice)	Hóa đơn thương mại chính thức do doanh nghiệp xuất khẩu phát hành. Ngày invoice không được muộn hơn ngày tàu chạy.	Yêu cầu bắt buộc
4. Phiếu đóng gói (Packing List)	Phiếu đóng gói chi tiết thể hiện khối lượng tịnh, khối lượng cả bì, quy cách đóng gói.	Yêu cầu bắt buộc
5. Vận đơn (Bill of Lading)	Vận đơn đường biển (B/L) hoặc Vận đơn hàng không (AWB) do hãng vận chuyển phát hành. Trạng thái phải là ‘Shipped on board’.	Yêu cầu bắt buộc
6. Bảng kê nguyên phụ liệu	Bảng kê giải trình chi tiết nguồn gốc xuất xứ của từng loại nguyên phụ liệu cấu thành sản phẩm (trong nước vs. nhập khẩu).	Yêu cầu bắt buộc
7. Định mức tiêu hao nguyên phụ liệu	Bảng định mức kỹ thuật thực tế sử dụng để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm xuất khẩu.	Yêu cầu bắt buộc
8. Quy trình sản xuất sản phẩm	Bản mô tả chi tiết bằng sơ đồ hoặc lời văn các bước chế biến, gia công tạo nên sản phẩm hoàn chỉnh.	Yêu cầu bắt buộc
9. Tờ khai nhập khẩu & hóa đơn đầu vào	Chứng từ chứng minh nguồn gốc mua nguyên phụ liệu trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.	Cần thiết nếu dùng CTC/RVC

Một số kinh nghiệm khi xin cấp CO form AJ

Trong quá trình xin cấp CO form AJ, doanh nghiệp cần lưu ý một số lỗi có thể bị bác hồ sơ, gây mất thời gian và tổn thất đến lợi ích của doan nghiệp như sau:

1. Lỗi nợ chứng từ’ của các lô trước

Hải quan hoặc Phòng quản lý có quyền tạm ngưng cấp C/O cho lô hàng mới nếu doanh nghiệp đang nợ các chứng từ gốc (ví dụ: vận đơn gốc, tờ khai hải quan chính thức) của các lô hàng xuất khẩu trước đó mà chưa bổ sung hoàn chỉnh.

2. Mâu thuẫn chéo thông tin (Data Discrepancy)

Đây là nguyên nhân hàng đầu khiến Hải quan Nhật Bản từ chối áp dụng ưu đãi thuế quan. Hãy kiểm tra chéo các thông số sau:
– Số lượng, trọng lượng trên C/O, Packing List và Bill of Lading phải khớp nhau từng con số sau dấu phẩy.
– Tên hàng hóa trên C/O phải tương thích với tên mô tả trên Tờ khai xuất khẩu và Hóa đơn.

3. Lỗi hình thức C/O giấy

Nếu bạn in C/O Form AJ bản giấy để nộp mộc vật lý, tuyệt đối không được viết tay lên C/O (trừ chữ ký sống của người đại diện), không viết bằng mực đỏ, không tẩy xóa cơ học hoặc bằng bút xóa, mờ nét chữ.

4. Lỡ hạn 3 ngày tàu chạy (Retroactively)

Nếu ngày xin cấp C/O muộn hơn 3 ngày kể từ ngày tàu chạy thực tế (Shifting/Sailing Date), bạn bắt buộc phải khai báo và tích chọn vào ô ‘Retroactively’ ở Ô số 13. Nếu quên, C/O sẽ bị coi là không hợp lệ về mặt thời gian.

Luôn chủ động và thận trọng khi xin C/O đi Nhật Bản

Làm thủ tục xuất nhập khẩu, đặc biệt là liên quan đến chứng nhận xuất xứ để hưởng thuế ưu đãi, đòi hỏi sự cẩn trọng tỉ mỉ như một bác sĩ phẫu thuật. Chỉ cần sai lệch một mã HS, một ký tự dấu phẩy trong trọng lượng, hay chậm trễ nộp tờ khai trực tuyến, lô hàng của bạn có thể bị giữ lại tại cảng Nhật Bản nhiều tuần liền với chi phí lưu kho phát sinh khổng lồ.

Nếu gặp bất kỳ tình huống tranh chấp hay vướng mắc nghiệp vụ phát sinh nào đối với Hải quan Nhật Bản, hãy liên hệ ngay với tôi để có phương án xử lý nhanh nhất.