Đại lý tàu biển: khái niệm, chức năng và nhiệm vụ

Trong nhiều năm trở lại đây, với việc Việt Nam ngày càng mở cửa hội nhập với bạn bè quốc tế, nhu cầu về giao thương, mua bán ngày càng nhiều. Dẫn tới sự bùng nổ về việc thuê tàu biển vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam xuất khẩu đi nước ngoài, và nhập khẩu từ các nước trên thế giới về Việt Nam. Mỗi khi cần thuê thuê tàu, việc đầu tiên chúng ta nghĩ tới là liên hệ với Đại lý tàu biển. Vậy khái niệm Đại lý tàu biển là gì? Họ có chức năng và nhiệm vụ như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng bài phân tích dưới đây của TTL logistics.

Dịch vụ đại lý tàu biển là gì?

Đại lý tàu biển được hiểu là dịch vụ mà tại đó, đại lý tàu biển được sự ủy nhiệm của chủ tàu hoặc người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ giúp tàu biển hoạt động tại cảng, bến bãi. Họ thường là tổ chức, doanh nghiệp nhận được sự ủy nhiệm của chủ tàu (Ship owner) hoặc người thuê tàu (Charterer) để thực hiện các nhiệm vụ liên quan ra, vào cảng; ký kết hợp đồng thuê tàu, thêu thuyền viên; thông tin liên lạc giữa chủ tàu và chủ hàng;… Khai niệm này thường đi liền với hoạt động thuê tàu rời, thay vì vận tải hàng hóa bằng container.

Trước đây, đại lý tàu biển đều là doanh nghiệp nhà nước, thì ngày nay có rất nhiều doanh nghiệp tư nhân tham gia vào lĩnh vực này. Điều này tăng tính cạnh tranh và nâng cao chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên, nghiệp vụ đại lý tàu biển tương đối phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao. Vì vậy không phải đơn vị nào cũng cung cấp được loại hình dịch vụ này

Đại lý tàu biển có những nhiệm vụ gì?

Dưới đây là một số nhiệm vụ chủ yếu được thực hiện bởi Đại lý tàu biển:

– Thay mặt chủ tàu, hoặc người thuê tàu, hoàn thiện các thủ tục để tàu có thể ra/vào cảng Việt Nam theo đúng quy định và luật hiện hành. Trong đó, đại lý hãng tàu sẽ thu xếp hoa tiêu, cầu bến cho tàu. Đồng thời, họ có nhiệm vụ giao dịch với cảng, chủ hàng và các cơ quan hữu quan trong thời gian tàu đang khai thác tại cảng

– Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến thương vụ hàng hóa: xếp dỡ, giao nhận, cân đo hàng hóa. Trong trường hợp cần thiết, đại lý tàu biển có thể kiểm tra, giám sát việc gửi hàng vào kho, đóng gói/mở bao bì,…

– Làm các công việc phục vụ tàu, bao gồm: giám định, sửa chữa tàu; giám định khoang tàu, giám định hàng hóa trước khi xếp dỡ; tiến hành khử trùng, diệt chuột, vệ sinh hầm hàng

– Làm công tác thuyền viên

– Thanh toán hộ, thu hộ tiền cước biển, tiền bồi thường thiệt hại, tiền thưởng/phạt do xếp dỡ nhanh/chậm

– Làm các công tác môi giới

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Giao nhận hàng hóa là công tác vô cùng quan trọng trong mối quan hệ giữa chủ hàng và chủ tàu (hoặc người thuê tàu). Các bên cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, trách nhiệm và đúng với tinh thần của mình để hàng hóa được giao nhận nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Nếu không, sẽ xảy ra rất nhiều tranh chấp, phát sinh phức tạp không lường trước được.

Nguyên tắc giao nhận hàng hóa

Hàng hóa cần phải được giao nhận theo nguyên tắc sau:

– Giao nhận theo trọng lượng, theo khối lượng

– Theo đơn vị tính: nguyên bao, nguyên kiện

– Giao nhận nguyên hầm, niêm phong, kẹp chì

Để đảm bảo nguyên tắc giao nhận hàng hóa được thực hiện tốt, cần có hợp đồng thỏa thuận rõ về trách nhiệm, nghĩa vụ khi giao nhận hàng hóa.

Chủ hàng có trách nhiệm kê khai hàng hóa

Việc kê khai đầy đủ, chính xác hàng hóa là yêu cầu cần thiết. Điều này giúp bố trí xếp dỡ hàng hóa hợp lý, đúng trình tự, an toàn và việc giao nhận hàng hóa được thuận lợi. Thông thường, chủ hàng sẽ phải cung cấp Cargo list cho Đại lý tàu biển, trước khi xếp hàng lên tàu.

Một số trường hợp đặc biệt, hàng hóa là hàng siêu trường, siêu trọng, hàng nguy hiểm, chất độc, chất dễ ăn mòn, hoặc không thể xếp chồng,… chủ hàng phải kê khai thật chi tiết. Nếu kê khai không đúng sự thật, người vận tải/đại lý tàu biển có quyền không nhận vận chuyển và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Nhiệm vụ của đại ly tàu biển khi giao nhận hàng hóa

– Yêu cầu chủ tàu gửi 1 bản copy Fixture note, trong đó ghi các điều khoản điều chỉnh hợp đồng, các chi phí và người có trách nhiệm thanh toán và trao NOR (Notice of Readyness)

– Giao Cargo list cho thuyền trưởng hoặc đại phó tàu, yêu cầu lên kế hoạch Stowage

– Gửi sơ đồ xếp hàng cho điều độ cảng/công ty xếp dỡ

– Theo dõi xếp hàng theo các điều khoản của fixture note

– Làm việc với điều độ, xếp dỡ và hoa tiêu để tàu có thể được khai thác, ra/vào cảng đúng thời hạn

– Trình cảng vụ Tờ khai tàu đi trước 6 giờ khi tàu rời cảng

– Chuẩn bị vận đơn, manifest gửi chủ hàng để tiến hành thanh toán