Quy trình làm hàng air xuất khẩu từ A-Z tại sân bay

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu đòi hỏi tốc độ ngày càng cao, vận tải hàng không đóng vai trò huyết mạch đối với các mặt hàng giá trị cao, hàng mẫu, hoặc hàng cần giao gấp. Tuy nhiên, khác với đường biển, quy trình làm hàng Air xuất khẩu đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thời gian. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc tính toán trọng lượng hay trễ giờ Cut-off cũng có thể khiến lô hàng bị rớt lại (off-load), gây thiệt hại lớn về uy tín và chi phí.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình làm hàng Air xuất khẩu từ A-Z, giúp quý khách hàng nắm bắt từng bước đi của lô hàng từ khi lấy book đến khi cất cánh, giao hàng tại nước ngoài.

Chi tiết 5 bước trong quy trình vận tải hàng không (air cargo)

a. Đặt chỗ (lấy booking)

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để giữ “suất” bay cho hàng hóa chính là Booking. Trong bối cảnh cao điểm, việc có được tải phù hợp là yếu tố sống còn. Chủ hàng cần gửi yêu cầu đến nhà vận chuyển. Một Booking Request chuẩn xác cần cung cấp đầy đủ các thông số kỹ thuật:

• Thông tin tuyến đường: Sân bay đi (AOL) và Sân bay đến (AOD).
  • Thông tin hàng hóa: Tên hàng, số lượng kiện (packages), Trọng lượng thực (Gross Weight – G.W) và Kích thước từng kiện (Dimensions – Dims). Đây là cơ sở để tính toán Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight).
  • Yêu cầu đặc biệt: Chỉ định hãng hàng không (Airline) mong muốn và Ngày khởi hành dự kiến (ETD).
  • Lưu ý quan trọng: Để tránh tình trạng hết chỗ (full tải) hoặc giá cước biến động, bạn nên gửi yêu cầu trước ETD ít nhất 2 ngày, hoặc trong trường hợp khẩn cấp là chậm nhất 1 ngày.

Tại TTL Cargo Max, quy trình này được tối ưu hóa về tốc độ. Sau khi nhận yêu cầu, đội ngũ sẽ làm việc ngay với hãng bay. Khách hàng sẽ nhận được phản hồi và Booking Confirmation chính thức chỉ trong vòng 2-4 giờ làm việc. Sự phản hồi nhanh chóng này giúp chủ hàng chủ động kế hoạch đóng gói.

b. Kiểm tra chứng từ (Documentation)

Sau khi đã có chỗ (Space), bước tiếp theo là hoàn thiện bộ chứng từ. Sai sót ở khâu này là nguyên nhân chính dẫn đến việc hàng bị ách tắc tại cửa khẩu.

• Kiểm tra Vận đơn nháp (Draft HAWB): Dựa trên SI, TTL Cargo Max sẽ phát hành bản nháp của Vận đơn nhà (House Air Waybill – HAWB). Chủ hàng cần rà soát kỹ từng ký tự về: Tên/địa chỉ Shipper, Consignee, mô tả hàng hóa (Description of Goods), số kiện và trọng lượng.
  • Thời hạn vàng: Việc xác nhận (Confirm) vận đơn nháp phải được thực hiện chậm nhất 8 tiếng trước giờ bay hoặc trong vòng 2 giờ sau khi gửi SI để kịp thời truyền dữ liệu sang hãng hàng không (EDI). Bất kỳ sự chỉnh sửa nào sau thời gian này đều có thể phát sinh phí chỉnh sửa (Amendment Fee).
• Cung cấp MSDS (nếu là hàng nguy hiểm): Đối với các mặt hàng nhạy cảm (pin, nam châm, hóa chất, chất lỏng…), chủ hàng bắt buộc phải cung cấp Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS). Đây là tài liệu kỹ thuật để hãng bay và an ninh sân bay đánh giá khả năng chấp nhận vận chuyển.

c. Đưa hàng ra sân bay: Quy trình xử lý tại hiện trường

Đây là giai đoạn hàng hóa thực sự di chuyển từ kho của chủ hàng đến kho hàng không. Tùy thuộc vào sân bay đầu xuất, địa điểm tập kết sẽ khác nhau:

• Tại TP.HCM (Sân bay Tân Sơn Nhất – SGN): Hàng thường được đưa vào kho TCS hoặc kho SCSC.
• Tại Hà Nội (Sân bay Nội Bài – HAN): Các điểm tập kết phổ biến là kho NCTS, kho ACS hoặc kho ALS.

Tại đây, quy trình “Cân – Đo – Soi” sẽ diễn ra:

1. Cân hàng & Đo kích thước: Kho sẽ xác định lại trọng lượng (Gross Weight) và kích thước thực tế. Số liệu này là số liệu pháp lý cuối cùng để tính cước phí (Chargeable Weight) và thể hiện trên vận đơn chính thức.
2. Dán nhãn (Labeling): Mỗi kiện hàng phải được dán nhãn định danh (House Label và Master Label) theo tiêu chuẩn IATA để tránh thất lạc.
3. Soi chiếu an ninh (Security Screening): Hàng hóa đi qua máy soi X-ray. Nếu không có vật phẩm cấm (hàng cháy nổ, pin chưa khai báo…), hàng sẽ được chấp nhận nhập kho (Ready for carriage).

d. Theo dõi hàng lên tàu: Cập nhật thời gian thực

Trách nhiệm của một đơn vị Logistics chuyên nghiệp không kết thúc khi hàng đã vào kho.

• Nhận Vận đơn chính thức (Final HAWB): Ngay sau khi hàng qua bàn cân và chốt số liệu, TTL Cargo Max sẽ cập nhật lại Actual Gross Weight và Chargeable Weight vào vận đơn chính thức. Đây là lúc chủ hàng biết chính xác chi phí vận chuyển cuối cùng.
• Nhận Xác nhận xếp hàng: Nỗi lo lớn nhất của chủ hàng là hàng đã vào kho nhưng bị “rớt” lại do máy bay đầy tải. Do đó, việc nhận thông báo hàng đã thực sự được xếp lên máy bay (Loaded on board) và máy bay đã cất cánh là cực kỳ quan trọng. Hệ thống theo dõi của chúng tôi sẽ gửi thông báo này ngay khi chuyến bay khởi hành (ATD) hoặc khi hàng sắp đến đích.

e. Hoàn tất giao hàng: Chặng cuối cùng

Quy trình vận tải chỉ thực sự khép lại khi hàng hóa đến tay người nhận (Consignee) an toàn. Tại đích đến, sau khi hoàn tất thủ tục và giao hàng cho người nhận, sẽ có biên bản giao hàng cùng chữ ký xác nhận. Nhà chuyên chở thông báo cho người gửi (Shipper) biết rằng nghĩa vụ vận chuyển đã hoàn thành xuất sắc, đồng thời là cơ sở để thanh lý hợp đồng hoặc giải quyết công nợ.

Top 3 sai làm dễ mắc phải khi gửi hàng bằng đường hàng không

Để tối ưu hóa quy trình làm hàng và chi phí, dưới đây là các lỗi thường gặp mà bạn cần tránh:

1. Sai lệch kích thước/trọng lượng (Mis-declaration):
   • Booking khai 100kg, thực tế cân 150kg. Hãng bay có quyền từ chối nhận hàng (Refuse) nếu chuyến bay đã đầy (Full load).
   • Giải pháp: Luôn yêu cầu kho đóng gói đo đạc chính xác trước khi book.
2. Thiếu MSDS cho hàng nhạy cảm:
   • Các mặt hàng có pin, nam châm, chất lỏng, bột… nếu không có MSDS (Material Safety Data Sheet) và Công văn cam kết sẽ bị An ninh sân bay ách lại 100%.
3. Đóng gói không chuẩn (Poor Packing):
   • Hàng Air thường bị xếp chồng hoặc chịu áp lực khi bay. Thùng carton quá yếu, rách vỡ sẽ bị kho từ chối nhận (Refuse to receive) ngay từ cửa kho. Bắt buộc phải gia cố (Re-packing) tại sân bay với chi phí rất cao.

Kết luận về kinh nghiệm xuất khẩu hàng hóa bằng hàng air

Quy trình làm hàng Air xuất khẩu tuy diễn ra nhanh chóng nhưng đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa: Shipper – Forwarder – Kho hàng – Hải quan – Hãng bay. Việc nắm vững quy trình từ khâu Booking đến khi phát hành AWB không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, phí chỉnh sửa chứng từ mà còn đảm bảo uy tín giao hàng đúng hẹn với đối tác quốc tế.