Thuê kho cần chuẩn bị gì? Những điều không thể bỏ qua
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về dịch vụ logistics chuyên nghiệp ngày càng lớn. Đặc biệt là nhu cầu thuê kho vận phục vụ hoạt động kinh doanh và sản xuất. Khi mà thương mại điện tử phát triển, dẫn đến sự cạnh tranh về thời gian giao nhận hàng hóa ngày càng khốc liệt, việc lựa chọn và vận hành đúng hệ thống kho bãi là rất quan trọng. Qua bài viết dưới đây, TTL Global Logistics chia sẻ một số kinh nghiệm khi đi thuê kho cần chuẩn bị những gì?
Những yếu tố cần lưu ý khi chuẩn bị lưu kho
1. Xác định nhu cầu khi thuê kho là gì?
Trước khi thuê kho, điều quan trọng là xác định rõ mục đích sử dụng. Bạn thuê kho để chưa mặt hàng gì? Hàng đông lạnh, hay hàng hóa tiêu dùng thông thường? Phục vụ kinh doanh trong nước hay lưu kho chờ xuất khẩu? Mỗi loại hàng hóa yêu cầu điều kiện bảo quản khác nhau, ảnh hưởng đến loại kho cần chọn.
Tiếp theo cần xác định thời gian thuê: ngắn hạn hay dài hạn. Điều này ảnh hưởng đến chi phí và hợp đồng thuê. Nếu bạn chỉ cần lưu trữ theo mùa hoặc trong thời gian ngắn, nên chọn kho linh hoạt về thời hạn.
Diện tích cũng là yếu tố cần tính toán kỹ. Mỗi mặt hàng có tính chất vật lý khác nhau, có thể được tính theo m2 hoặc m3 . Thuê đúng diện tích giúp tối ưu chi phí, tránh lãng phí hoặc thiếu chỗ.
Cuối cùng, hãy cân nhắc tần suất ra/vào hàng. Nếu hàng xuất nhập thường xuyên, bạn nên chọn kho gần trung tâm hoặc trục giao thông chính để tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển. Ngược lại, nếu tần suất ra/vào hàng không nhiều, bạn có thể lựa chọn kho ở xa trung tâm và điều kiện cơ sở hạ tầng phù hợp hơn.
2. Vị trí địa lý
Vị trí là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự hiệu quả của kho bãi. Việc lựa chọn kho gần trung tâm thành phố, gần cảng biển, sân bay hoặc các tuyến giao thông huyết mạch như quốc lộ, cao tốc… giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa, từ đó giảm thiểu chi phí logistics. Đặc biệt với các ngành thương mại điện tử, vận chuyển nhanh là yếu tố sống còn để giữ chân khách hàng. Kho bãi đặt tại vị trí thuận lợi còn hỗ trợ quá trình xuất – nhập hàng diễn ra linh hoạt hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Ngoài ra, vị trí tốt cũng giúp dễ dàng kết nối với các đối tác vận chuyển, nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng. Ngược lại, nếu kho nằm ở khu vực xa trung tâm, hạ tầng logistics kém, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro: giao hàng chậm trễ, chi phí xăng dầu tăng cao, khó thu hút nhân sự làm việc… Do đó, khi thuê kho, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ yếu tố vị trí, xem đây là khoản đầu tư chiến lược thay vì chỉ nhìn vào mức giá thuê.
3. Cơ sở hạ tầng của kho bãi
Cơ sở hạ tầng là yếu tố quan trọng cần lưu tâm khi bắt đầu đi thuê kho. Dưới đây là một số điều kiện về cơ sở hạ tầng cần lưu ý khi đi thuê kho:
🔥 Hệ thống PCCC: Phải có bình chữa cháy, vòi nước, hệ thống báo cháy tự động và lối thoát hiểm rõ ràng. Ưu tiên kho đã được cấp chứng nhận an toàn PCCC
💡 Hệ thống điện, nước, ánh sáng: Kiểm tra hệ thống điện có ổn định không, đủ đáp ứng nhu cầu vận hành máy móc, đèn chiếu sáng đầy đủ, không gian thông thoáng. Hệ thống cấp thoát nước cần hoạt động tốt, tránh ẩm mốc hàng hóa
💨 Thông gió và chống ẩm: Kho cần có hệ thống thông gió tự nhiên hoặc quạt hút để đảm bảo môi trường bảo quản hàng hóa không bị nóng, ẩm
🚛 Xe nâng – Ram dốc – Cửa kho: Kho nên có ram dốc cho xe tải ra vào thuận tiện, cửa kho rộng rãi, phù hợp loại xe vận chuyển. Xe nâng (tay hoặc điện) giúp bốc dỡ hàng nhanh, tiết kiệm công sức
🎥 Camera an ninh & bảo vệ: Kho nên được trang bị camera giám sát 24/7, có bảo vệ trực, đảm bảo an toàn tài sản và phòng chống rủi ro mất cắp
4. Giấy tờ pháp lý
Trước khi ký hợp đồng thuê kho, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tính pháp lý của kho bãi. Hãy chắc chắn rằng kho thuộc quyền sở hữu hợp pháp của đơn vị cho thuê và đã được đăng ký kinh doanh rõ ràng. Hợp đồng thuê phải minh bạch, nêu rõ các điều khoản: thời gian thuê, chi phí, quy trình thanh toán, điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, cũng như trách nhiệm của hai bên khi xảy ra sự cố. Đây là căn cứ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng kho.
5. Chi phí thuê kho
Chi phí thuê kho không chỉ dừng lại ở mức giá/m2 hay giá thuê theo tháng. Doanh nghiệp cần làm rõ các khoản phí phụ trợ có thể phát sinh như: phí bảo vệ, phí quản lý, phí xuất nhập hàng, điện – nước, hoặc chi phí dịch vụ bổ sung (xe nâng, nhân công…). Một số đơn vị cho thuê có thể báo giá ban đầu rất thấp, nhưng tính phí cao cho các dịch vụ đi kèm. Việc nắm rõ cấu trúc chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hiệu quả và tránh “bẫy chi phí ẩn”.
6. An ninh và bảo hiểm
Yếu tố an ninh là điều không thể bỏ qua khi lựa chọn kho bãi. Kho nên được trang bị hệ thống camera giám sát 24/7, có nhân viên bảo vệ trực gác, kiểm soát ra vào nghiêm ngặt. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho hàng hóa mà còn phòng ngừa các rủi ro mất mát, cháy nổ. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem kho có cung cấp bảo hiểm hàng hóa hay không – đây là yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp lưu trữ hàng có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng. Bảo hiểm giúp giảm thiểu thiệt hại tài chính khi có sự cố xảy ra bất ngờ.
TTL Global Logistics là đơn vị hàng đầu trong hoạt động kho vận. Với hệ thống kho bãi lớn, linh hoạt ở Hà Nội, Hải Phòng, Tp. Hồ Chí Minh và các khu công nghiệp lớn, bất kỳ khi nào quý khách hàng có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo giá miễn phí.
