Quy trình nhập khẩu thiết bị RFID: giấy tờ, chi phí, thời gian

Trong thời đại số hóa, thiết bị RFID (Radio Frequency Identification) đang trở thành công cụ thiết yếu trong quản lý kho, sản xuất, logistics và bán lẻ. Để đưa các thiết bị này về sử dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình nhập khẩu thiết bị RFID, bao gồm giấy tờ pháp lý, chi phí và thời gian thực hiện. Qua bài viết này, TTL Global Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện thủ tục hải quan một cách chính xác, tiết kiệm và hợp pháp.

Tìm hiểu thiết bị RFID là gì? Có những ứng dụng thực tiễn nào?

RFID là công nghệ nhận dạng bằng sóng vô tuyến, cho phép lưu trữ và truy xuất dữ liệu từ xa thông qua thiết bị đọc và thẻ gắn chip RFID. Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến của RFID trong đời sống và hoạt động kinh doanh:

• Quản lý hàng hóa trong kho
• Theo dõi sản xuất dây chuyền
• Truy xuất nguồn gốc sản phẩm
• Hệ thống kiểm soát ra vào (Access Control)
• Thanh toán không tiếp xúc

Xác định HS code và Chính sách nhập khẩu thiết bị RFID

1. Mã HS code áp dụng cho thiết bị RFID

Mỗi thiết bị RFID sẽ có mã HS (Harmonized System) riêng. Thông thường, máy đọc RFID cầm tay hoặc cố định được phân loại theo nhóm 8471.90.xx hoặc 8517.xx.xx hoặc 8443.xx.xx

• Máy xử lý dữ liệu: HS 8471.90.00
• Thiết bị truyền tín hiệu: HS 8517.62.59

Việc xác định chính xác mã HS rất quan trọng vì ảnh hưởng đến thuế suất, chính sách nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành. Có thể tra cứu HS code tại https://www.customs.gov.vn.

2. Chính sách nhập khẩu

Căn cứ theo Thông tư 04/2023/BTTT Quy định danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ TTTT: Sản phẩm, hàng hóa thuộc Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc đối tượng áp dụng của hai hay nhiều quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì phải thực hiện chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy theo quy định của các quy chuẩn kỹ thuật đó. Vì vậy, hàng hóa là thiết bị RFID có một số lưu ý sau khi nhập khẩu:

• Thiết bị RFID không thuộc danh mục cấm nhập khẩu
• Không bắt buộc xin giấy phép nhập khẩu
• Sản phẩm cần phải kiểm tra chất lượng chuyên ngành và công bố hợp quy theo quy định của Bộ TT&TT

Hồ sơ hải quan và quy trình nhập khẩu

1. Hồ sơ hải quan bao gồm những chứng từ gì?

Khi làm thủ tục nhập khẩu thiết bị RFID, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan điện tử (thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
• Hợp đồng mua bán
• C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có, để hưởng thuế ưu đãi FTA)
• Catalogue mô tả thiết bị RFID

2. Quy trình thông quan

STT	Mô tả	Thời gian dự kiến
Bước 1	Đăng ký kiểm tra chất lượng	3 – 4 ngày
Bước 2	Thông quan hàng hóa	1 – 2 ngày
Bước 3	Đo kiểm kỹ thuật	12 – 15 ngày
Bước 4	Xin giấy chứng nhận hợp quy	7 – 10 ngày
Bước 5	Công bố hợp quy	1 – 2 ngày (tùy hồ sơ)

Quy trình 5 bước nhập khẩu thiết bị RFID

Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng tại Cục Viễn Thông

Trước khi thông quan, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ Đăng ký kiểm tra chất lượng (KTCL) cho thiết bị RFID tại Cục Viễn Thông – Bộ TT&TT.

Các sản phẩm như máy kiểm kho, máy đọc mã vạch RFID thường có tích hợp các chuẩn kết nối không dây như Wi-Fi (802.11 a/b/g/n/ac), WLAN, 2G/3G/4G/LTE,… Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) áp dụng cho từng chuẩn kết nối của thiết bị, tránh việc áp dụng thiếu hoặc thừa quy chuẩn.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan và tiến hành thông quan

Sau khi nhận được giấy xác nhận đăng ký KTCL, doanh nghiệp sử dụng văn bản này để khai báo hải quan. Thiết bị RFID sẽ được thông quan theo quy trình thông thường.

Bước 3: Đo kiểm thiết bị tại phòng thử nghiệm được chỉ định

Sau khi hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp mang thiết bị đến các trung tâm thử nghiệm được Bộ TT&TT chỉ định để thực hiện đo kiểm kỹ thuật theo đúng quy chuẩn đã đăng ký.

Chi phí đo kiểm: được tính theo từng loại thiết bị và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng, không có mức phí cố định, mà được thực hiện theo Thông tư 04/2023/TT-BTTTT.

Bước 4: Xin cấp Giấy chứng nhận hợp quy

Khi có kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ xin Chứng nhận hợp quy cho thiết bị RFID.

Nơi cấp: các tổ chức chứng nhận được Bộ TT&TT chỉ định

Thời gian cấp giấy: từ 7 – 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ.

Bước 5: Nộp hồ sơ công bố hợp quy

Sau khi đã có Giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp thực hiện công bố hợp quy theo hình thức tự đánh giá và nộp hồ sơ về Bộ TT&TT.

Hồ sơ công bố bao gồm: văn bản công bố, bản sao chứng nhận hợp quy, kết quả đo kiểm, bản mô tả sản phẩm, tài liệu kỹ thuật, hợp đồng nhập khẩu, invoice, catalogue,…

Lưu ý quan trọng khi nhập khẩu thiết bị RFID

• Tra cứu kỹ mã HS và chính sách mặt hàng trước khi mở tờ khai
• Giữ lại toàn bộ hồ sơ nhập khẩu ít nhất 5 năm để phòng kiểm tra sau thông quan
• Nếu thiết bị RFID có tính năng phát, thu sóng, cần kiểm tra quy định của Bộ TT&TT (QCVN 54, QCVN 112…)
• Ưu tiên sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp nếu bạn chưa có kinh nghiệm

Tóm lại, nhập khẩu thiết bị RFID không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ các quy định về mã HS, thuế suất và thủ tục hải quan. Tuy nhiên, việc xác định đúng mã hàng và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt để rút ngắn thời gian thông quan và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ 24/7.