Tổng quan các cách thức tối ưu cước phí air cargo trong thương mại quốc tế

Trong bức tranh logistics toàn cầu hiện nay, vận tải hàng không (Air Freight) vẫn luôn là phương thức vận chuyển “đắt xắt ra miếng”. Dù sở hữu ưu thế vượt trội về tốc độ và độ an toàn, nhưng cước phí hàng không thường cao gấp 10-15 lần so với đường biển. Đặc biệt, trước những biến động địa chính trị (như khủng hoảng Biển Đỏ) hay sự thay đổi về phụ phí nhiên liệu (FSC), bài toán chi phí Air Freight đang trở thành nỗi trăn trở lớn của các Giám đốc chuỗi cung ứng và chủ doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Vậy làm thế nào để cắt giảm chi phí mà không làm gãy đổ chuỗi cung ứng hay chậm trễ thời gian giao hàng? Dưới đây là 06 chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách vận chuyển hàng không.

Chi tiết 6 cách thức để tối ưu chi phí vận tải hàng không

a. Tối ưu trọng lượng tính cước (Chargeable Weight)

Sai lầm lớn nhất và cũng là “lỗ hổng” làm thất thoát chi phí nhiều nhất của các doanh nghiệp là chưa hiểu đúng về cách hãng hàng không tính tiền. Trong vận tải hàng không, “Nặng” không chỉ là số kg trên bàn cân, mà còn là không gian hàng hóa chiếm dụng. Hãng bay sẽ so sánh hai chỉ số: Trọng lượng thực (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight). Số nào lớn hơn sẽ được lấy làm Chargeable Weight (Trọng lượng tính cước).

Công thức chuẩn IATA cho hàng Air Cargo thông thường:

Chiến lược tối ưu:

• Với hàng nhẹ (Light Cargo): Mục tiêu là giảm thể tích. Hãy nén, hút chân không hoặc thiết kế bao bì ôm sát sản phẩm.
• Với hàng nặng (Heavy Cargo): Mục tiêu là tận dụng khoảng trống. Nếu bạn gửi một lô hàng máy móc (nặng, gọn), hãy cân nhắc gửi kèm các vật tư nhẹ (như phụ kiện, tài liệu) để tận dụng mức cước vì đằng nào bạn cũng đang trả tiền cho trọng lượng thực rất cao.

b. Tối ưu đóng gói (Packaging): Từng Centimet đều là tiền

Từ nguyên lý Chargeable Weight ở trên, khâu đóng gói (Packing) đóng vai trò quyết định. Một thùng carton bị phồng, một pallet xếp không chuẩn đều khiến bạn phải trả tiền cho “không khí”.

Tối ưu hóa Pallet

Khi đóng hàng lên pallet, hãy đảm bảo hàng hóa không bị thừa ra ngoài hoặc pallet không quá to so với hàng. Kích thước pallet tiêu chuẩn cũng ảnh hưởng đến việc chất xếp vào ULD (Unit Load Device). Nếu hàng hóa đủ cứng cáp, hãy cân nhắc gửi dạng Loose Cartons (Thùng rời) thay vì đóng Pallet. Pallet gỗ/nhựa vừa làm tăng trọng lượng (tara weight), vừa làm tăng chiều cao kiện hàng, dẫn đến tăng cước phí.

Kỹ thuật Nesting (Xếp lồng)

Đối với các sản phẩm có hình dáng đặc biệt (như ghế, chậu, bát…), đừng xếp chồng đơn thuần. Hãy xếp lồng (nesting) chúng vào nhau để giảm thiểu tối đa không gian chết.

Dùng bao bì “Skin-pack”

Thay vì dùng thùng carton hình chữ nhật cứng nhắc cho các sản phẩm hình trụ hoặc hình thù kỳ dị, hãy dùng màng co hoặc bao bì mềm để ôm sát sản phẩm, giảm thiểu tối đa thể tích quy đổi.

c. Lựa chọn phương án bay phù hợp: không phải lúc nào cũng cần “bay thẳng”

Nhiều doanh nghiệp mặc định chọn phương án bay nhanh nhất (Direct flight), nhưng thực tế không phải lô hàng nào cũng cần gấp đến thế. Thị trường logistics cung cấp nhiều cấp độ dịch vụ với mức giá chênh lệch đáng kể.

Dịch vụ Bay chuyển tải

Thay vì bay thẳng (Direct) từ Hà Nội (HAN) đi Los Angeles (LAX) mất 1-2 ngày với giá cước cao ngất ngưởng, bạn có thể chọn dịch vụ chuyển tải. Hàng sẽ được chuyển tải qua một trạm trung chuyển như Đài Loan, Hàn Quốc hoặc Singapore.

• Ưu điểm: Giá cước rẻ hơn từ 15% – 25% so với bay thẳng.
• Nhược điểm: Thời gian vận chuyển kéo dài thêm 2-4 ngày.
• Lời khuyên: Nếu hạn giao hàng (Deadline) còn dư giả 5-7 ngày, hãy yêu cầu Forwarder báo giá phương án “Indirect/Transit” để so sánh.

Dịch vụ Gom hàng

Đây là phương án tối ưu cho các lô hàng nhỏ lẻ (dưới 100kg). Các Tổng đại lý (GSA) hoặc các Forwarder lớn sẽ gom hàng của nhiều chủ hàng để đóng chung một lô lớn (Consol).

• Cơ chế: Nhờ gom nhiều hàng, Forwarder đạt được mức trọng lượng cao (ví dụ mức +500kg hoặc +1000kg) để hưởng giá sỉ từ hãng bay, sau đó chia sẻ lại mức giá tốt đó cho bạn (người có lô hàng nhỏ).
• Hiệu quả: Tiết kiệm 20-40% so với việc tự book lẻ (Back-to-back).

d. Vận tải đa phương thức: “Vũ khí” bí mật trong chuỗi cung ứng toàn cầu

Khi cước bay thẳng (Direct Air) quá cao còn đường biển (Ocean Freight) lại quá chậm, việc kết hợp linh hoạt các phương thức vận tải là chìa khóa để cân bằng giữa Chi phí và Tốc độ. Có hai mô hình phổ biến mà chủ hàng Việt Nam cần nắm rõ:

Truck-Air (Đường bộ kết hợp Hàng không)

Đây là giải pháp cực kỳ phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là tận dụng lợi thế biên giới với Trung Quốc.

• Quy trình (Ví dụ tuyến đi Mỹ/Âu): Hàng hóa được bay từ Việt Nay hoặc Trung Quốc đến các cảng hàng không lớn của châu Âu. Tại đây, hãng hàng không hoặc đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ khai thác và chuyển tiếp hàng hóa vào nội địa châu Âu bằng đường bộ. Tận dụng tối đa tốc độ giao hàng và tiết kiệm chi phí.
• Thời gian: Chậm hơn bay thẳng khoảng 1-2 ngày (thời gian trucking và làm thủ tục biên giới) nhưng nhanh hơn nhiều so với Sea-Air.

Sea-Air (Đường biển kết hợp Hàng không)

Mô hình này phù hợp cho các tuyến đường dài đi Châu Âu hoặc Bắc Mỹ, nơi có sự chênh lệch rất lớn về thời gian giữa tàu biển và máy bay.

• Quy trình: Hàng đi đường biển từ Việt Nam sang các Hub trung chuyển chiến lược như Dubai (DXB), Singapore (SIN) hoặc Incheon (ICN). Tại các Hub này, container được dỡ ra và hàng hóa được chuyển sang máy bay để bay về đích.
• Hiệu quả kinh tế:
  • Tiết kiệm chi phí: Rẻ hơn vận chuyển hàng không trực tiếp khoảng 30% – 50%.
  • Tối ưu thời gian: Nhanh hơn vận chuyển đường biển thuần túy khoảng 40% – 50%.
  • Ví dụ: Tuyến VN đi Châu Âu đường biển mất 30-35 ngày, đường bay mất 1-3 ngày. Sea-Air qua Dubai sẽ mất khoảng 12-15 ngày.

e. Đàm phát và lựa chọn điều khoản Incoterms phù hợp

Tránh mua hàng điều kiện nhóm C, D (CIF, DAP, DDP)

Khi bạn để nhà cung cấp (Supplier) lo khâu vận chuyển, họ thường cộng thêm biên lợi nhuận vào cước phí hoặc chọn những hãng bay giá rẻ chất lượng kém để tối đa hóa lợi nhuận của họ. Bạn sẽ mất quyền kiểm soát về lịch trình và chi phí.

Chuyển sang mua EXW hoặc FOB

Hãy chủ động chỉ định Forwarder (Nominated Forwarder). Khi đó, bạn có thể:

• Đàm phán trực tiếp giá cước (Freight Collect) với Forwarder tại Việt Nam.
• So sánh giá giữa nhiều bên cung cấp dịch vụ logistics.
• Kiểm soát được lộ trình hàng hóa và xử lý sự cố nhanh hơn.

f. Tối ưu hóa quy trình giao nhận & giấy tờ

Một chi phí “ẩn” khổng lồ mà ít ai để ý chính là phí lưu kho bãi tại sân bay. Phí lưu kho hàng không được tính theo giờ và cực kỳ đắt đỏ.

Để tránh loại phí oan uổng này:

• Chuẩn bị bộ chứng từ hoàn hảo: Sai sót trong Commercial Invoice, Packing List hay C/O (Chứng nhận xuất xứ) sẽ khiến hải quan giữ hàng lại để kiểm tra. Hàng nằm chờ càng lâu, phí lưu kho càng lớn.
• Xác định chính xác HS Code: Việc áp sai mã HS không chỉ dẫn đến phạt thuế mà còn kéo dài thời gian thông quan.
• Giao hàng đúng giờ (Cut-off time): Hãy đảm bảo hàng hóa và chứng từ được giao cho kho nhà ga trước giờ cut off. Nếu trễ, hàng sẽ phải chờ chuyến sau, và dĩ nhiên, bạn phải trả tiền lưu kho cho thời gian chờ đó.

🔐👉Khi chuỗi cung ứng ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt, việc nắm vững 6 chiến lược trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên trường quốc tế. Hãy liên hệ ngay với TTL Cargo Max. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng cân bằng giữa Thời gian (Time) – Chi phí (Cost) – Độ tin cậy (Reliability).