Hướng dẫn đăng ký danh mục đồng bộ máy móc và dây chuyền sản xuất

Nhập khẩu máy móc, dây chuyền sản xuất luôn là bài toán khó về thuế và thủ tục hải quan. Làm sao để cả một dây chuyền phức tạp, về làm nhiều chuyến, từ nhiều cảng khác nhau nhưng chỉ chịu chung một mã HS (thường là 0%)? Câu trả lời nằm ở thủ tục “Đăng ký danh mục đồng bộ”.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình từ A-Z theo quy định mới nhất của Thông tư 14/2015/TT-BTC, đặc biệt đi sâu vào cách xử lý “Phiếu theo dõi trừ lùi” – bước quan trọng nhất để tránh bị truy thu thuế oan uổng.

Tại sao phải đăng ký danh mục đồng bộ?

Trong thực tế Logistics, hiếm khi một nhà máy nhập khẩu toàn bộ dây chuyền sản xuất chỉ trong một container duy nhất. Hàng hóa thường được tháo rời hoặc nhập khẩu thành nhiều chuyến (Partial Shipment) do kích thước quá khổ hoặc tiến độ thi công.

Nếu không đăng ký danh mục đồng bộ:

• Rủi ro về thuế: Hải quan sẽ phân loại từng linh kiện, bộ phận theo mã HS riêng biệt. Ví dụ: Dây chuyền sản xuất giấy (thuế 0%), nhưng nhập riêng mô-tơ điện (thuế cao), băng tải cao su (thuế cao)… dẫn đến tổng thuế nhập khẩu tăng vọt.
• Rủi ro về tham vấn giá: Từng linh kiện rời rạc rất khó xác định trị giá, dễ bị nghi ngờ chuyển giá.

Khi đăng ký danh mục đồng bộ thành công, toàn bộ các lô hàng (dù về làm 10 hay 100 chuyến) đều được áp chung 01 mã HS của máy chính/dây chuyền, giúp tối ưu chi phí và đơn giản hóa thủ tục thông quan.

Căn cứ pháp lý & phân biệt “máy tháo rời” vs “dây chuyền”

Để làm đúng, bạn cần hiểu rõ mình đang rơi vào trường hợp nào theo Thông tư 14/2015/TT-BTC:

Trường hợp 1: Máy móc tháo rời (Điều 8)

Là một cỗ máy đơn lẻ nhưng buộc phải tháo ra để đóng container vận chuyển.

• Ví dụ: Một chiếc cần cẩu tháp, một lò hơi công nghiệp.

Trường hợp 2: Dây chuyền/Tổ hợp máy (Điều 7)

Là hệ thống gồm nhiều máy móc riêng biệt, được lắp đặt nối tiếp nhau để thực hiện một chức năng chung.

• Ví dụ: Dây chuyền sản xuất bia (gồm máy nấu, máy lọc, máy chiết rót, máy đóng nắp…).

Lưu ý quan trọng: Dù là trường hợp nào, điều kiện tiên quyết là bạn phải đăng ký Danh mục trước khi tờ khai của lô hàng đầu tiên được đăng ký.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?

Trước khi hàng về cảng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan nơi thuận tiện nhất (thường là nơi mở tờ khai lô đầu tiên).

1. Đơn đăng ký danh mục: Mẫu số 01/ĐKDMTB/2015 (2 bản chính).
2. Phiếu theo dõi trừ lùi: Mẫu số 02/PTDTL-DMTB/2015 (2 bản chính) – Đây là tài liệu quan trọng nhất.
3. Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Bản chụp.
4. Tài liệu kỹ thuật: Sơ đồ lắp đặt, bản vẽ thiết kế, Catalogue chi tiết thể hiện vị trí lắp ghép của các bộ phận (để chứng minh các bộ phận rời rạc này thuộc về 1 máy/dây chuyền).

Quy trình thực hiện: tư lúc đăng ký đến khi thông quan lô hàng

a. Bước 1: Đăng ký Danh mục đồng bộ (Bắt buộc trước khi mở tờ khai lô đầu tiên)

Đây là bước “khởi động” quan trọng nhất. Nếu bỏ qua bước này, toàn bộ lô hàng sau đó sẽ không được tính là đồng bộ.

• Thời điểm thực hiện: Ngay khi có đầy đủ bộ chứng từ (Hợp đồng, Packing List dự kiến, Bản vẽ kỹ thuật) và trước khi đăng ký tờ khai của lô hàng đầu tiên. Tốt nhất nên làm trước khi tàu cập cảng 2-3 ngày.
• Địa điểm nộp hồ sơ: Tại Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp dự kiến làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng đầu tiên.
  • Lưu ý: Các lô hàng sau có thể về các cửa khẩu khác nhau, nhưng đều phải tham chiếu về Danh mục đã đăng ký tại Chi cục đầu tiên này.

Thao tác nghiệp vụ như sau:

1. Doanh nghiệp nộp 02 bộ hồ sơ (như đã đề cập ở trên) cho bộ phận Tiếp nhận hồ sơ.
2. Công chức Hải quan kiểm tra tính hợp lệ (đối chiếu tên hàng, mã HS, sơ đồ lắp đặt).
3. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Hải quan sẽ cấp “Phiếu theo dõi trừ lùi” (Mẫu 02/PTDTL-DMTB/2015).
4. Hải quan giữ 01 bản, trả lại Doanh nghiệp 01 bản chính để theo dõi.
5. Quan trọng: Trên phiếu này sẽ có Số quản lý danh mục và Ký hiệu danh mục. Bạn phải lưu lại thông tin này để khai báo điện tử.

b. Bước 2: Nhập khẩu và Thông quan (Thực hiện cho từng chuyến hàng)

Mỗi khi một phần của dây chuyền về đến cảng, bạn thực hiện thủ tục như một lô hàng nhập khẩu thông thường, nhưng cần tuân thủ các quy tắc sau trên phần mềm ECUS/VNACCS:

• Khai báo trên phần mềm (ECUS/VNACCS):
  1. Mã loại hình: Thường là A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng) hoặc A12 (Nhập kinh doanh sản xuất), tùy mục đích.
  2. Mã HS (HS Code): Đây là điểm mấu chốt. Tất cả các linh kiện, bộ phận rời rạc trong container đều phải khai báo theo Mã HS của máy chính/dây chuyền (mã đại diện đã đăng ký ở Bước 1). Không được lấy mã HS của từng linh kiện lẻ.
  3. Phần Ghi chú: Bắt buộc ghi dòng chữ: “Hàng hóa thuộc danh mục đồng bộ số [Số quản lý] ngày [Ngày cấp] tại Chi cục Hải quan [Tên chi cục]”.
  4. Phần Giấy phép/Danh mục: Nhập số Danh mục miễn thuế/Đồng bộ vào trường tương ứng (nếu phần mềm yêu cầu) để hệ thống tự động link dữ liệu.
• Xuất trình hồ sơ: Ngoài bộ hồ sơ nhập khẩu thông thường (Invoice, PL, Bill…), người khai hải quan bắt buộc phải xuất trình Bản chính Phiếu theo dõi trừ lùi (bản Doanh nghiệp giữ).
• Trừ lùi thủ công: Công chức Hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu luồng Đỏ) hoặc kiểm tra hồ sơ (luồng Vàng), sau đó ghi số lượng thực nhập của chuyến này vào Phiếu theo dõi trừ lùi.
• Xác nhận: Công chức ký tên, đóng dấu công chức vào dòng vừa ghi trên Phiếu.
• Nhận lại phiếu: người khai hải quan phải kiểm tra kỹ xem Hải quan đã ghi đúng số lượng và đóng dấu chưa trước khi cầm Phiếu về.

Cảnh báo rủi ro: Tuyệt đối không được làm mất Phiếu theo dõi trừ lùi bản chính. Nếu mất, thủ tục xin cấp lại cực kỳ phức tạp và lô hàng đang nằm tại cảng sẽ không thể thông quan (phát sinh phí DEM/DET/Lưu kho bãi).

c. Bước 3: Quyết toán danh mục (Thanh khoản hồ sơ)

Nhiều doanh nghiệp nhập xong lô cuối cùng là “quên” luôn bước này, dẫn đến bị phạt hành chính hoặc bị treo nợ trên hệ thống.

• Thời hạn: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày lô hàng cuối cùng của danh mục được thông quan.
• Hồ sơ quyết toán gồm:
  1. Công văn đề nghị quyết toán danh mục đồng bộ.
  2. Bảng kê tổng hợp các tờ khai nhập khẩu đã thực hiện (List ra toàn bộ các tờ khai con).
  3. Bản chính Phiếu theo dõi trừ lùi (đã trừ hết số lượng hoặc đã nhập xong).
• Kết quả: Cơ quan Hải quan kiểm tra, xác nhận đã nhập khẩu hết (hoặc nhập khẩu một phần và dừng nhập tiếp), sau đó ra quyết định đóng hồ sơ quản lý danh mục. Lúc này quy trình mới chính thức hoàn tất.

Những sai lầm cần tránh khi làm danh mục đồng bộ cho hàng máy móc

Bạn muốn nhập khẩu dây chuyền với thuế suất ưu đãi nhất nhưng lo ngại thủ tục rắc rối? Đừng để thiếu sót về giấy tờ làm chậm tiến độ dự án. Liên hệ ngay với TTL Cargo Max – Chuyên gia hàng đầu về thủ tục Logistics hàng dự án. Chúng tôi sẽ giúp bạn rà soát mã HS, quản lý phiếu trừ lùi và thanh khoản hải quan chính xác tuyệt đối.