Cách tính chi phí thuê kho: Những khoản phí thường gặp

Trong một nền kinh tế hiện đại và phát triển nhanh chóng, nhu cầu thuê kho để bảo quản hàng hóa, tối ưu chuỗi cung ứng hay chuyển đổi mô hình logistics đang trở nên phổ biến. Tuy nhiên, với những người lần đầu đi thuê kho, một câu hỏi thường trực là: “Thuê kho tốn bao nhiêu? Có những loại phí nào có thể phát sinh ngoài giá thuê?”

Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ toàn bộ bức tranh chi phí khi thuê kho, từ chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, đặt cọc, đến các khoản dịch vụ phụ trợ như phí bốc xếp, điện nước, quản lý kho,… để bạn có thể đưa ra lựa chọn chính xác và chủ động hơn khi sử dụng dịch vụ.

Chi phí cố định khi đi thuê kho bãi

Chi phí cố định khi đi thuê kho là những khoản phí bắt buộc, và được tính kể từ khi bắt đầu thuê kho. Sẽ có 2 loại phí cố định phổ biến là Phí thuê mặt bằng kho và phí đặt cọc.

1. Phí thuê mặt bằng kho

Đây là chi phí chính yếu trong hợp đồng thuê kho và được tính theo diện tích sử dụng hoặc theo số lượng vị trí lưu trữ như pallet.

Cách tính thông dụng:
👉 Diện tích thuê (m²) × Đơn giá thuê (VNĐ/m²/tháng)
Hoặc trong một số mô hình logistics hiện đại (đặc biệt cho doanh nghiệp thương mại điện tử), đơn vị tính có thể là số pallet hoặc vị trí kệ mà hàng chiếm dụng.

Yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá:

– Vị trí kho (gần trung tâm, gần cảng biển, sân bay sẽ cao hơn).

– Loại kho: kho thường, kho lạnh, kho mát.

– Điều kiện dịch vụ đi kèm như camera, an ninh, PCCC, vận hành 24/7…

Thời gian phát sinh:
Phí thuê mặt bằng sẽ được tính từ thời điểm bàn giao kho hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Với TTL Global Logistics, khách hàng luôn được thông báo cụ thể thời điểm tính phí để dễ dàng kiểm soát dòng tiền.

Ví dụ: Một doanh nghiệp thuê 100m² tại kho gần cảng Cát Lái với đơn giá 100.000 VNĐ/m²/tháng. Phí thuê cố định mỗi tháng sẽ là 10 triệu đồng.

2. Phí đặt cọc thuê kho

Phí đặt cọc là khoản bảo đảm cam kết thuê kho của doanh nghiệp và cũng là một hình thức để chủ kho đảm bảo cho việc thanh toán hoặc bồi thường trong trường hợp vi phạm hợp đồng.

Mức đặt cọc phổ biến:
Thường rơi vào 1 đến 3 tháng tiền thuê, tùy theo thời hạn thuê, loại hình kho và mức độ uy tín của khách thuê.

Cách tính:
👉 Phí thuê mặt bằng hàng tháng × Số tháng đặt cọc theo quy định

Thời gian phát sinh:
Ngay khi ký kết hợp đồng thuê kho, khách hàng sẽ được yêu cầu thanh toán tiền đặt cọc cùng với tháng thuê đầu tiên.

Các chi phí phụ trợ khác

Bên cạnh chi phí thuê mặt bằng cố định, trong quá trình sử dụng kho, doanh nghiệp cũng cần tính đến các phí dịch vụ phụ trợ (chi phí vận hành). Đây là những khoản phí phát sinh trong quá trình vận hành thực tế, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng. TTL Global Logistics chia sẻ cụ thể để bạn dễ dàng dự trù ngân sách và tối ưu chi phí:

1. Phí quản lý kho

Phí quản lý kho bao gồm chi phí duy trì hệ thống vận hành kho như an ninh, vệ sinh, bảo trì, quản lý xuất nhập tồn, vận hành hệ thống PCCC, và các tiện ích chung.

Cách tính:
👉 Có thể được tính gộp luôn trong đơn giá thuê mặt bằng, hoặc tách riêng tính theo diện tích sử dụng (VNĐ/m²/tháng).

Khi nào phát sinh:
Phí này thường được thu định kỳ hàng tháng, cùng lúc với phí thuê kho cố định.

Ưu điểm tại TTL:
TTL Global Logistics luôn báo giá rõ ràng ngay từ đầu, hạn chế tối đa các khoản phụ phí bất ngờ.

2. Phí xuất/nhập hàng

Phí xuất/nhập hàng là chi phí phát sinh mỗi khi có hoạt động đưa hàng vào kho hoặc xuất hàng ra khỏi kho.

Cách tính:
👉 Tính theo số lần thao tác hoặc theo khối lượng, số kiện hàng.

Khi nào phát sinh:
Phí này được thu mỗi lần thực hiện thao tác xuất hoặc nhập hàng, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí theo nhu cầu thực tế.

Gợi ý từ TTL:
Nếu doanh nghiệp có tần suất xuất nhập cao, TTL có thể hỗ trợ phương án giá ưu đãi trọn gói phù hợp.

3. Phí xe nâng, nhân công bốc xếp

Nếu hàng hóa cần hỗ trợ di chuyển, nâng hạ, xếp dỡ bằng phương tiện cơ giới hoặc nhân công, sẽ phát sinh thêm phí dịch vụ này.

Cách tính:
👉 Tính theo giờ công (theo bảng giá từng loại xe nâng, nhân công) hoặc theo số lượng kiện hàng.

Khi nào phát sinh:
Chỉ tính phí khi khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ.

Tại TTL Global Logistics, chúng tôi có sẵn đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, xe nâng các loại (1–3 tấn, reach truck…) đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu bốc xếp.

4. Phí điện, nước, ánh sáng

Phí điện, nước và chiếu sáng tại kho là phần chi phí cần tính toán thêm, đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa có yêu cầu điều kiện nhiệt độ, môi trường.

Cách tính:
👉 Dựa trên đồng hồ điện riêng biệt cho từng khu vực thuê, hoặc chia đều theo diện tích sử dụng nếu kho chung.

Khi nào phát sinh:
Phí này được thu hàng tháng hoặc theo kỳ sử dụng thực tế.

TTL Global Logistics sử dụng hệ thống điện nước đồng hồ riêng – ghi nhận chính xác, rõ ràng từng khách thuê.

Một số chi phí khác mà chủ hàng cần lưu ý

Ngoài những chi phí kể trên, có một số chi phí mà chủ hàng có thẻ gặp phải mà không lường trước được. Nếu không nắm rõ ngay từ đầu, những khoản phí này có thể làm tăng tổng chi phí thực tế lên đáng kể. TTL Global Logistics xin chia sẻ những khoản phí thường gặp để bạn chủ động trong kế hoạch thuê kho:

1. Phí bảo hiểm hàng hóa

Phí bảo hiểm hàng hóa là khoản phí nhằm bảo vệ giá trị tài sản của doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra rủi ro như cháy nổ, thiên tai, trộm cắp. Thông thường, khi cho thuê kho, các đơn vị logistics sẽ tư vấn cho khách hàng về chi phí mua bảo hiểm hàng hóa để đảm bảo an toàn và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.

2. Phí phạt vi phạm hợp đồng

Đây là khoản phí phát sinh nếu khách thuê không tuân thủ đúng các cam kết trong hợp đồng. Có một số trường hợp phát sinh chi phí này:

– Trả kho sớm trước thời hạn cam kết.

– Vi phạm điều kiện bảo quản làm ảnh hưởng đến cơ sở hạ tầng hoặc hàng hóa khác trong kho.

– Sử dụng sai mục đích so với hợp đồng thuê.

Tổng kết lại, khi thuê kho và dịch vụ kho vận, chủ hàng cần làm rõ các chi phí khi xuống tiền đặt cọc. Dù không phải lúc nào cũng phát sinh, nhưng việc làm rõ các loại chi phí tiềm ẩn và làm rõ trên hợp đồng sẽ hạn chế nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Khi hợp tác cùng TTL Global Logistics, doanh nghiệp sẽ được tư vấn chi tiết, báo giá trọn gói rõ ràng – giúp bạn kiểm soát toàn bộ chi phí thuê kho một cách minh bạch và hiệu quả nhất.